Je voelt je misschien comfortabeler bij mailen. En live afspreken of in een videocall schieten met je klant schrikt je misschien af. Hello introverte freelancer! Geloof me, je bent niet alleen. Maar toch is dit essentieel, zeker in het begin van een samenwerking. Waarom? Omdat goede afspraken maken, brainstormen, de verwachtingen afstemmen en elkaar leren kennen essentieel is om een samenwerking efficiënt en vlot te laten verlopen. En dat gaat veel beter in een face-to-facegesprek dan via mail of chat. Vooral vóór de opstart van een samenwerking is even praten - in een videocall of live - een aanrader. Maar ook later in het proces is een tussentijdse meetings inplannen een goed idee, vooral bij grotere projecten. In zo’n meeting kan de klant bijvoorbeeld feedback geven - en kan jij daar ook meteen de haalbaarheid van aangeven, of kan de klant zorgen of problemen aankaarten. Extra tip: in een eerste kennismakingsgesprek is het belangrijk om goed door te vragen om te weten te komen wat het budget (ongeveer) is en wat de verwachtingen zijn. Je kan daar vervolgens rekening mee houden tijdens de opmaak van je offerte of de klant op een aangename manier mentaal voorbereiden op het feit dat hij of zij wat dieper in zijn of haar portemonnee zal moeten duiken of de verwachtingen wat zal moeten bijsturen. Zo vermijd je dat je klant jouw offerte later afkeurt.
Communiceer zo concreet mogelijk, bijvoorbeeld als het gaat over de timing en planning. Voorbeelden: • Zeg niet “Ik zal je volgende week even bellen”, maar “Past het voor jou als ik je maandag om 14u bel om verder af te spreken?”
• Zeg niet “Zullen we binnenkort even afspreken? Wanneer past dat voor jou?”, maar “Lukt het voor jou om volgende week even een halfuurtje te overleggen in een videocall? Enkele suggesties: woensdag om 16u of vrijdag om 11u.”
• Zeg niet “Ik zal je een van de komende dagen de offerte doorsturen”, maar “Ik stuur je morgen om ten laatste 15u de offerte door.”
• Zeg niet “In dit gesprek zou ik het project graag even met jou bespreken”, maar “In dit gesprek zou ik graag x, y en z bespreken. Dat gesprek zal ongeveer een halfuurtje duren.” Door op deze manier te communiceren maak je de kans groter dat de ander snel en duidelijk antwoordt, afspraken nakomt, maar voorkom je ook misverstanden of dat zaken blijven aanslepen.
Bel of stuur een voiceberichtje Heeft een klant zijn of haar factuur nog niet betaald en is de factuurdatum al enkele weken verstreken? Heb jij een onomkeerbaar foutje gemaakt? Is je opdrachtgever niet tevreden van je werk en uit hij of zij dit op zeer pijnlijke manier via mail? Niemand is perfect, ook jij niet. Maar voor elk probleem is een oplossing, dixit de wijze ondernemer.
Wat doe je dan?
• Neem even afstand, adem en stuur geen emotioneel geladen mail of berichtje terug. Wat je absoluut niet mag doen, is een discussie aangaan via chat, bijvoorbeeld in WhatsApp.
• Schrijf kort op wat je graag wilt aankaarten of welk tegenvoorstel of oplossing je naar voren wilt schuiven. • Vervolgens heb je twee opties. Je kan de ander opbellen en op basis van je notities het gesprek aangaan. Een andere optie is een voiceberichtje inspreken op WhatsApp of Instagram (DM). Waarom is het geen goed idee om delicate zaken via chat of mail te bespreken? De kans op miscommunicatie is veel groter bij communicatie via deze kanalen. Bovendien is er veel meer ruimte voor empathie en menselijkheid als je een persoon spreekt of als hij of zij je stem hoort.
Wil je dagelijks nieuwe opdrachten ontvangen in jouw branche? Meld je dan hier gratis aan.